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Governança de Conteúdo

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Um estudo da Consortium for Service Innovation mostrou que 80% do tempo gasto pelas empresas em seus atendimentos internos é para solução de 20% dos problemas que ocorrem com maior frequência.

A Governança de Conteúdos tem como objetivo a dissolução dos entraves para melhoria no fluxo da informação gerando significativo aumento na produtividade dentro das empresas.

Benefícios

Uma comunicação bem alinhada aos objetivos da empresa, eficiente, eficaz e reconhecida por sua equipe gerará mais do que aumento de produtividade. Proverá conhecimentos e soluções que não seriam possíveis sem uma comunicação cooperativa entre os envolvidos no processo.

Fortalecer o sistema informacional estratégico da organização confere melhorias que trarão impactos positivos em outras áreas gerando um ciclo benéfico de mudanças. Os ganhos principais são:

  • Maior agilidade - Otimização para publicação, edição e recuperação de conteúdos;
  • Documentação mais atualizada - Maior frequência de atualização com conteúdos mais acessíveis e centralizados;
  • Informações mais confiáveis - Aumento do nível de confiança entre os usuários do sistema;
  • Decisões mais seguras - Tomada de decisões com mais rapidez e segurança com base em dados mais consistentes;
  • Fluidez da comunicação - Oferecimento aos gestores de melhores condições para comunicação com suas equipes melhorando também o clima organizacional;
  • Processos mais colaborativos - Maior potencial de colaboração que pode trazer contribuições e propostas para impulsionar o desempenho e eliminar obstáculos menos perceptíveis;
  • Favorece inovações - Ampliação real do processo de inovação partindo de questões relevantes aos clientes e equipe interna;
  • Redução significativa de retrabalho - Facilidade para aproveitamento de atividades desenvolvidas anteriormente e criação de soluções de melhoria de desempenho e qualidade;
  • Foco no negócio - Alinhamento do conhecimento organizacional com demandas estratégicas;
  • Registros de processos de trabalho - Redução de impactos causados por afastamento temporário ou permanente de profissionais;

Como Funciona

Entre os maiores desafios para uma boa governança dos conteúdos estão:

  • Mudanças de processos centralizados para modelos otimizados de publicação de conteúdos nos canais corporativos;
  • Identificação precisa dos gargalos que impedem a fluidez das informações;
  • Acompanhamento de mudanças de tecnologia da informação, do mercado e da cultura organizacional;
  • Dissolução dos obstáculos enfrentados pelos profissionais que assumem responsabilidades dentro da dinâmica de trabalho;
  • Transformação do conhecimento tácito dos profissionais em registros que possam ser mantidos e compartilhados com outros profissionais.
  • Definição de funções, responsabilidades e permissões dos colaboradores;
  • Redução de documentação com duplicidade no arquivamento, ambiguidade de rótulos e categorias inconsistentes que geram versões múltiplas e materiais desatualizados.

Um sistema de informação melhor planejado trará relevante aumento de produção à empresa. Pensemos em uma simples redução de 10 minutos diários nas atividades gerais desenvolvidas neste sistema. Uma empresa com 50 funcionários economizará ao longo de 1 ano mais de 2000 horas de trabalho que representam aproximadamente 260 dias com 8 horas diárias de atuação de um profissional. Sem citarmos a diminuição no stress ou conteúdos que não seriam encontrados em um sistema pouco organizado.

Vale lembrar que além do ganho contínuo de tempo e capacidade produtiva, organizar os dados e seus fluxos se constitui em uma evolução no processo organizacional que vitaliza demais áreas mantendo a empresa com melhores condições para lidar com os desafios diários.

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