Intranet / Extranet. Como montar, criar uma, ou melhorar uma já existente.

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Intranets são redes corporativas que utilizam a tecnologia e a infra-estrutura de comunicação de dados da Internet. São utilizadas na comunicação interna da própria empresa e/ou comunicação independente da localização física destes departamentos e/ou divisões que possam estar fisicamente separadas.

Com a criação de Intranet a empresa passa a interligar seus vários departamentos e unidades utilizando uma interface em estilo web que permite a integração de seus softwares administrativos e adiciona uma série de funcionalidades inteiramente novas, como:

- Interligação de unidades da empresa;

- Redirecionamento de fluxos administrativos, aumentando sua eficiência

- Criação de um ambiente corporativo dinâmico, onde as informações chegam rapidamente;

- Criação de uma identidade corporativa forte.

- Criar e desenvolver uma intranet é uma excelente opção para agilidade, eficiência e eficácia dos processos inernos e externos de uma empresa.

A implantação de uma Intranet disponibiliza aos usuários da empresa, de forma simples e intuitiva, todas as informações organizadas em um único ponto, de modo a permitir o acesso aonde quer que se esteja, seja dentro ou fora da empresa, utilizando um simples navegador.


Novas inserções através de um mecanismo simples de upload são disponibilizadas a todos causando uma diminuição sensível no fluxo de papéis, além da racionalização de rotinas e processos.

A Intranet da Empresa compreenderá o desenvolvimento de um software de Intranet para atender a todas as necessidades de distribuição e de acesso aos fluxos de informações e relatórios entre todas as unidades da empresa.

Funcionamento da Intranet: 

A Intranet da Empresa funcionará de acordo com uma das possíveis opções abaixo:

  •  Opção 1: Hospedagem Centralizada

Através da opção nº. 1 todas as unidades da Empresa irão acessar o sistema da Intranet por uma VPN segura e criptografada diretamente em um servidor central, responsável por armazenar e controlar todo o fluxo de troca de informações entre as empresas. Além disto, este sistema será responsável por gerar os dados para consulta de pedidos de clientes da Empresa diretamente no sistema, através de segurança de permissão de acesso específica, exibindo somente os dados necessários e exclusivos de tal cliente. A grande vantagem deste sistema está em sua capacidade de expansão e facilidade de manutenção.

  • Opção 2: Hospedagem Descentralizada

Na opção nº. 2 é necessáro a utilização de um software de Intranet em cada empresa, segmentando o fluxo de informações em duas formas:

- Localmente, agilizando a troca de dados, a um baixo custo de utilização de banda.

- Remotamente, trocando dados de relatórios entre os diferentes níveis de interação entre as empresas, centralizando o processo em um Servidor Central, que pode estar localizado dentro de uma das unidades da Empresa ou em uma hospedagem remota de banco de dados.

A vantagem desta alternativa consiste na redução de custo em relação aos links de internet e redução do tempo de disponibilização das informações. Porém, de fato, a primiera opção é a mais utilizada, até pela facilidade de links de internet nos dias de hoje, até para as situações mais remotas com custos menores.

Ferramenta de Gerenciamento de Conteúdo e integraçãoes.

O ideal que se utilize uma ferramenta CMS (Content Management System), de preferência multisites (que possa integrar vários sites/aplicações web pela mesma plataforma) e multilíngue. Pelo CMS terá total controle dos conteúdos em três níveis : edição, revisão e publicação. Toda a estrutura de usuários que possam interagir em parte ou em todos os níveis também podem ser gerenciados por seção/página da intranet definindo a árvore hierárquica deste controle por áreas e departamentos da(s) empresa(s) que usarão a intranet, obedecendo os parâmetros da(s) e política(s) da(s) empresa(s).

Pela mesma plataforma poderá ter também uma extranet, que é quando se abre a participação para pessoas que não fazem parte da estrutura organizacional da empresa.

Tanto na intranet como na extranet, podem ser acessados sistemas legados diversos da empresa, através de links simples, com integrações específicas, com trocas de arquivos e outros. Também podem ser desenvolvidos sistemas e interações que rodem na própria ferramenta. Tudo isto depende do escopo que pretende ser desenvolvido.

A redução de custos com o aumento da velocidade da comunicação colaboram para o sucesso da implantação. Pode haver resistência inicial no uso, mas através de campanhas isto pode ser minimizado. Potencializa o trabalho de Endomarketing e de Employer Branding.

Existem opções com custos mensais constantes, através de mensalidades que se somados na linha do tempo podem resultar em uma grande economia por uma ferramenta pronta, escalável, que até pode ter um investimento inicial maior porém ao longo do tempo não terá custos fixos desnecessários. Através do quadro a seguir pode se perceber a eficência e aficácia da intranet mediante outros meios de comunicação e divulgação internas, não que precisem deixar de serem feitos, mas apenas a nível comparativo apenas.

Ao se optar por uma ferramenta própria podem ser incorporadas novas necessidades e sistemas dos mais variados como : e-learning, rede social corporativa, troca de mensagens via sistema de chat, relatórios dos mais diversos, portal de serviços, mural de recados, sistema de solicitação de viagem, TV Corporativa, anúncios de vagas, caixa de sugestões, Help Desk, reserva de sala de reunião e videoconferência, calendário e outros que podem até ser considerados em um Pré-Projeto de Análise do Ambiente Interno e Externo da Empresa

Instrumento

Custo

Envolv. da coordenação

Abrangência

Durabilidade

Confecção de vídeos

Alto

Alto

Alto

Média

Manuais técnicos

Médio

Alto

Baixo

Médio

Manuais educativos

Médio

Alto

Alto

Alto

Revistas de quadrinhos

Médio

Médio

Alto

Alto

Jornal interno

Baixo

Médio

Alto

Baixo

Cartazes motivacionais

Médio

Baixo

Alto

Alto

Canais diretos

Baixo

Alto

Baixo

Baixo

Palestras internas

Baixo

Médio

Alto

Baixo

Grife interna

Baixo

Baixo

Alto

Alto

Memória

Alto

Alto

Alto

Alto

Radio interna

Alto

Médio

Alto

Baixo

Vídeo jornal

Alto

Alto

Alto

Baixo

Intranet

Baixo

Baixo

Alto

Alto

Manuais de integração

Médio

Médio

Médio

Alto

Atividades festivas

Médio

Alto

Alto

Baixo

A Agencia VM2 sempre apresenta a opção de criar e desenvolver totalmente a intranet/extranet da sua empresa com total liberdade de escolha de acordo com a linha criativa de design e incorporando todas as necessidades sistêmicas para sua empresa.

Conjuntamente será analisado, se houver interesse, também outras possibilidades para sustentação da operação como : CRM  Gameficação   Blog Próprio  Aplicativos  Vinhetas     Atendimento Online   Forum de Discussão  Inteligência e Pesquisas de Mercado Promoção Comercial Marketing de Relacionamento  Mobile Marketing Buzz Intelligence  enfim todo um planejamento bem estruturado para toda a ação.   

Maiores inforamações sobre Intranet : http://www.vm2.com.br/intranet-extranet

Maiores inforamações sobre CMS : http://www.vm2.com.br/cms-gerenciador-de-conteudo

·     Sistema de solicitação de viagem

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